Politique de confidentialité

Responsable du traitement

L’Association des commerçants et artisans Vivons Espalion, dont le siège est situé à la Mairie d’Espalion, place de la Résistance, 12500 Espalion, est responsable des traitements décrits dans cette politique.

Pour toute question ou pour exercer vos droits : vivonsespalion@gmail.com, ou par courrier au siège de l’association.

Vos messages et demandes d’adhésion

Lorsque vous utilisez un formulaire du site ou nous écrivez par e-mail, nous utilisons les informations que vous transmettez pour répondre à votre demande : nom, adresse e-mail, objet et contenu du message, ainsi que votre téléphone si vous nous le communiquez. Les champs marqués d’un astérisque dans les formulaires sont obligatoires pour leur envoi.

Les messages arrivent sur vivonsespalion@gmail.com et sont consultés par les personnes habilitées de l’équipe Vivons Espalion. L’association ne les transmet pas à d’autres organismes pour leur propre usage.

Le traitement des demandes ordinaires repose sur l’intérêt légitime de l’association à répondre aux personnes qui la contactent. Le traitement des demandes préparant une adhésion repose sur les mesures prises à votre demande avant cette adhésion.

Gestion des adhérents

Pour gérer les adhésions et les relations avec les commerçants, l’association recueille le nom de la personne, le nom et l’adresse du commerce, le téléphone, l’adresse e-mail et l’année d’adhésion en cours. Ces informations sont reçues notamment par e-mail et enregistrées dans un tableau Google Sheets privé, accessible au bureau de Vivons Espalion.

Ces données servent au suivi de l’adhésion, aux échanges nécessaires à la vie de l’association et à la mise à jour des coordonnées. Le traitement repose sur la gestion de la relation d’adhésion.

Les autorisations de prélèvement sont conservées séparément par la trésorière et par la banque ; elles ne sont pas enregistrées dans ce tableau. Le site ne propose actuellement aucun paiement en ligne.

L’inscription à la newsletter est volontaire. Votre adresse e-mail est utilisée avec votre consentement pour vous envoyer les actualités et informations de Vivons Espalion au moyen de Wix.

Vous pouvez vous désinscrire avec le lien présent dans les campagnes ou en écrivant à vivonsespalion@gmail.com. La désinscription met fin aux futurs envois de campagnes. Elle ne supprime pas automatiquement les informations nécessaires à une autre relation avec l’association, par exemple une adhésion en cours.

Comptes et espace commerçants

L’espace commerçants et les comptes existants sont conservés. Les informations de compte et de profil que vous fournissez servent à gérer cet espace et les fonctionnalités associées, au moyen de Wix. Le retrait du bouton de connexion dans l’en-tête du site ne constitue pas une suppression des comptes ou de leurs données.

La gestion du compte repose sur la fourniture du service demandé. Les opérations nécessaires à sa sécurité reposent sur l’intérêt légitime de l’association à protéger le service et ses utilisateurs.

Services techniques et destinataires

Wix fournit la plateforme du site, les formulaires, la gestion des contacts, la newsletter, les comptes et le chat. Google fournit la messagerie Gmail et le tableau Google Sheets utilisé pour les adhésions. Usercentrics for Wix fournit le bandeau de gestion du consentement.

Ces services peuvent traiter les informations nécessaires à leur fonctionnement, notamment des données de connexion, des adresses IP, des informations sur le navigateur et les choix de consentement. Le site comporte également une carte Google Maps et un flux Instagram ; leurs traitements et traceurs sont présentés dans la page « Cookies et traceurs » et dans les réglages de consentement, après vérification de leur inventaire.

L’accès aux informations de gestion des adhérents est réservé au bureau. Les prestataires techniques interviennent pour les services utilisés. La trésorière et la banque traitent séparément les autorisations de prélèvement. L’association ne vend pas les données personnelles.

Durées de conservation

L’association a retenu les règles suivantes, à mettre en œuvre par un tri annuel de l’équipe :

Messages ordinaires : suppression 12 mois après le traitement de la demande.
Données des adhérents : conservation pendant l’adhésion, puis au maximum 3 ans après sa fin, sauf nécessité distincte justifiée.
Newsletter : arrêt des envois après désinscription ; examen annuel des abonnés sans contact volontaire depuis 3 ans pour retirer les données devenues inutiles.
Comptes inactifs : examen annuel des comptes sans contact volontaire depuis 3 ans pour déterminer si les données doivent être supprimées ou anonymisées, en tenant compte des adhésions et services encore en cours.

Les informations strictement nécessaires au respect d’une obligation légale, à la gestion d’un litige ou à la prise en compte d’une opposition sont traitées séparément pour la durée nécessaire à cette finalité. Les autorisations de prélèvement et les pièces comptables suivent leurs règles propres de conservation.

Le tri annuel est une procédure de l’équipe : il ne s’agit pas d’une suppression automatique actuellement configurée dans Wix, Gmail ou Google Sheets. La seule absence d’ouverture d’un e-mail ne suffit pas à déterminer la fin d’une adhésion ou d’une relation active.

Traitements hors de l’Espace économique européen

Wix et Google décrivent des traitements pouvant avoir lieu dans plusieurs pays, notamment hors de l’Espace économique européen. Leurs politiques présentent les mécanismes et garanties utilisés selon les transferts concernés. Vous pouvez les consulter et demander des précisions à l’association :

Wix : https://fr.wix.com/about/privacy
Google : https://policies.google.com/privacy?hl=fr
Usercentrics for Wix : https://www.cookiebot.com/en/wix-privacy-policy/

Vos droits

Dans les conditions prévues par la réglementation, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, vous opposer à certains traitements et demander la portabilité lorsqu’elle s’applique. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements licites effectués auparavant.

Adressez votre demande à vivonsespalion@gmail.com. Les informations strictement nécessaires à la vérification de votre identité pourront être demandées en cas de doute raisonnable. Une demande d’effacement peut être limitée lorsque certaines informations doivent être conservées pour une obligation légale ou pour la défense de droits.

Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.